具备丰富和准确的数据是城市消防通信指挥系统运行的基础。在城市消防通信指挥系统中，需要组织的主要数据大类有：地理信息数据，消防实力数据，火灾档案数据，辅助信息数据和系统运行管理数据等，其中，以地理信息数据最为复杂。
地理信息数据以GIS为基本载体，通过GIS与数据库系统的紧密结合，对GIS数据进行分类组织，并保存在系统的数据库中。地理信息可以有非常多的种类，最完备的地理信息应当是现实生活的真实映照，我们知道，现实生活中的地理信息是非常复杂的，也是灭火救灾过程中需要掌握的重要内容，因此，系统中地理信息描述的越完备，接处警过程中信息的准确性也就越高。
消防实力数据包括用于消防的车辆、人员、各种装备、水源和其他灭火资源等数据的集合， 这些资源是系统进行实力调度的基础。对于这些数据，在实际的运用过程中，需要强调数据更新的及时性。如车辆状态的及时更新，灭火资源数量的更新等。
火灾档案信息主要用于针对于火灾的事后分析之用，是本系统运行时所积累的丰富资源。对于这些数据，存在一个再利用的课题。
辅助信息通常包括电话信息，化学危险品信息，气象信息，值班信息，时间信息等，这些信息在系统的运行过程中起到很好的提示的作用。系统运行管理信息包括系统使用人员、维护人员的姓名、权限，工作时间，工作内容等，是系统维护管理的重要内容。
在系统的日常运行过程中，日积月累，每天都在产生大量数据，这些数据在案件处理过程中协助消防人员了解案件当前状态和发展情况，辅助消防指挥人员做出决策，下达各种作战命令。这些与案件相关的数据数量庞大，在案件处理结束后它们一般被保留在系统中历史案件数据库中，仅在需要案件统计数据时使用。一般认为，它们不但占用了大量的系统资源，还可能会影响系统运行效率。
实际上这些历史案件的数据是十分宝贵的，如果我们能对其有效利用，进行更深层次的挖掘，它们不但能协助我们高效正确地完成消防统计工作，还能帮助我们进行案件预测，用量化数据辅助消防部门的城市消防工作。
在系统的总体设计过程中，我们应当充分考虑到对这些历史积累数据的应用，从量化的角度来精确界定火灾发生、发展、以及救灾相关情况。我国许多大、中城市消防部门在建立消防通信指挥系统的同时，也都在建设其他多种计算机应用系统，如办公自动化、建审等。在这些系统中的许多数据可以共享，如果这些数据需要相关职能部门手工输入不仅工作量大，而且容易发生错误。因此，在消防局(消防支队)实现消防通信指挥系统与其他系统的数据共享，不但能够大大减少重复劳动的工作量，还保证了数据的正确性和实时性。我们通常称这种数据共享为内部数据共享，内部数据共享所涉及到的各系统之间的数据交换应当自动完成，不需要有太多的人工介入。
从技术上来说，上述无论是内部信息共享，还是外部信息共享，都是可以实现的，并且并不影响系统满足正常的业务流程和系统工作的独立性。
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